La presente informazione viene resa agli utenti registrati su portale www.servim.it di Cittadini dell’Ordine che intendono usufruire dei servizi disponibili nell’Area Riservata, dedicata alla gestione delle flotte (GPS) aziendali, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (GDPR).
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei dati (di seguito “Titolare”) è Cittadini dell’Ordine S.p.A., con sede legale in Via Lancia 6/A – 39100 Bolzano (BZ) e sede amministrativa in Via dell’Arrigoni, 60/120 – 47522 Cesena (FC) – C.F. e P. IVA 02415990213. Responsabile della protezione dei dati (DPO) è Uomo & Ambiente S.r.l. Società Benefit, il cui referente Ing. Gianluigi Carbone è contattabile all’indirizzo e-mail privacy@cittadinidellordine.com.
Fonte e Tipologia dei dati
I dati personali identificativi (username e password) vengono inseriti spontaneamente dall’interessato compilando il modulo (form) di accesso (login) all’area dedicata al servizio “Area Riservata” disponibile sul portale web di Cittadini dell’Ordine. Questo portale web utilizza peraltro cookie tecnici (propri o di terze parti) per memorizzare informazioni tecniche riguardanti le attività di navigazione e non anche profilanti per conoscere e analizzare le caratteristiche, le abitudini di consultazione o di consumo, le scelte effettuate e gli interessi di coloro che accedono alle pagine web, non potendo quindi erogare servizi o contenuti personalizzati in linea con le preferenze manifestate dall’utente nell’ambito della navigazione (per ulteriori informazioni si invita a prendere visione della “cookie policy”) ma esclusivamente a seguito di sua esplicita richiesta.
Finalità del trattamento
I dati personali dei soggetti interessati, utenti registrati (su base volontaria) su www.servim.it per accedere all’Area Riservata con il proprio account, composto da nome utente (username) e parola chiave (password) generata dall’utente stesso (e di sua esclusiva conoscenza) sono raccolti e trattati nei limiti strettamente indispensabili per consentire di usufruire dei servizi telematici aventi le seguenti finalità:
- gestire (anche avvalendosi di supporto o assistenza tecnica) il proprio profilo utente (codici, password e similari credenziali di autenticazione da utilizzare per accedere all’area riservata);
- accedere all’Area Riservata per la gestione della flotta aziendale attraverso sistema di localizzazione GPS;
- monitorare posizione, percorsi e soste dei mezzi aziendali (individuandone la targa e non anche i conducenti);
- inviare richieste di informazioni o essere aggiornati su nuove opportunità di possibile interesse.
L’account autonomamente generato in fase di attivazione del servizio, consentirà di accedere all’Area Riservata, riservata ai soli utenti registrati, attraverso login (username e password); in caso di smarrimento della password, basterà cliccare su apposito pulsante “Ho dimenticato la password” chiedendone il reset, per impostare una nuova password (procedura autonoma) ed abilitare nuovamente l’accesso all’Area Riservata.
Base giuridica
La base giuridica del trattamento dei dati personali è costituita dalla necessità di dare esecuzione ad una richiesta dell’utente in adempimento di un contratto stipulato tra le parti (affidamento di un servizio o di prestazioni specifiche). Il trattamento dei dati per le finalità sopra citate è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare di questo portale web che consente all’utente di accedere all’Area Riservata per usufruire dei servizi telematici dallo stesso erogati (gestione delle flotte aziendali attraverso sistema di localizzazione satellitare).
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati
L’interessato può rifiutarsi di conferire al Titolare i suoi dati personali poiché il conferimento è facoltativo. Tuttavia, la compilazione dei campi indicati è indispensabile per effettuare l’accesso all’Area Riservata ed usufruire di tutti i servizi per i quali l’abilitazione di un account si rende tecnicamente e contrattualmente necessario. Un eventuale rifiuto all’inserimento delle proprie credenziali di autenticazione (login) ne pregiudicherà pertanto il buon esito e non consentirà di usufruire dei servizi telematici previsti dall’Area Riservata così come sopra individuati.
Modalità di trattamento
I dati personali saranno trattati con strumenti elettronici, anche con modalità automatizzate, nel rispetto dei principi di liceità, necessità e pertinenza, adottando misure di garanzia volte ad individuare adeguate misure di sicurezza in qualsiasi fase del processo di trattamento, avendo riguardo alle specifiche finalità del trattamento. Una volta attivate le credenziali di autenticazione (username + password) eseguendo il login, sarà possibile (in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo) accedere liberamente all’Area Riservata ed usufruire di tutti i servizi telematici dedicati agli utenti registrati. Si procede alla pseudonimizzazione dei dati personali o alla rimozione dei dati identificativi (anonimizzazione) qualora non vi sia la necessità di trattare i dati in forma identificabile per le finalità di trattamento sopra citate e, comunque, allo scadere del termine di conservazione indicato al successivo paragrafo. Il Titolare non effettua trattamenti che consistano in processi decisionali automatizzati (come la profilazione) sui dati degli utenti abilitati ad accedere ai servizi telematici disponibili su questo portale web (ove non sono utilizzati cookie profilanti per conoscere e analizzare le caratteristiche, le abitudini di consultazione o di consumo, le scelte effettuate e gli interessi degli utenti registrati). I dati saranno trattati da soggetti espressamente autorizzati e formati in materia di protezione dei dati personali. Potranno accedere ai dati il personale ICT ed i tecnici informatici (anche in outsourcing) che sovrintendono al funzionamento del sistema informatico.
Conservazione dei dati
Il Titolare del trattamento conserverà i dati personali per il tempo necessario a perseguire le finalità indicate nella presente informazione e, in ogni caso, fino a eventuale richiesta di limitazione e/o di opposizione da parte dell’interessato (ad esempio, attraverso la disabilitazione del proprio account) o fino alla cessazione dei rapporti contrattuali tra le parti, fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione in relazione a contestazioni ed eventuali contenziosi o in relazione a quanto imposto dalle vigenti disposizioni in materia civilistica e fiscale. Successivamente, i dati potranno essere soltanto conservati per il tempo stabilito dalle vigenti disposizioni in materia (fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione imposto da norme di legge o da esplicita richiesta da parte dell’Autorità).
Destinatari dei dati
I dati personali trattati dal Titolare non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. I dati personali potranno, invece, essere comunicati, per quanto di loro rispettiva competenza, ai soggetti terzi (art. 6, lett. b) e c) del GDPR) aventi diritto (committenti o clienti che hanno affidato allo scrivente specifici servizi) e, nei limiti strettamente necessari ad eseguire su nostro incarico prestazioni o servizi, a soggetti terzi (si citano, a titolo indicativo, le società specializzate nella gestione, sviluppo e manutenzione dei siti o portali web, le società che erogano servizi informatici, ecc.) di cui ci si avvale esclusivamente per l’erogazione di servizi connessi alla finalità perseguita, che la nostra Organizzazione, per garantire una maggiore tutela, ha di volta in volta nominato Responsabili (art. 28 del GDPR) dei trattamenti da questi posti in essere. L’elenco dei responsabili, individuati e nominati per iscritto, è disponibile presso il Titolare del trattamento. I dati personali potranno, infine, essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.
Trasferimento transfrontaliero dei dati
Non è previsto il trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale (art. 13, comma 1, lett. f) del GDPR) al di fuori dell’Unione Europea (o dello Spazio Economico Europeo). Tuttavia, il Titolare si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud, nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno scelti tra quelle società in grado di fornire specifiche garanzie di adeguatezza del paese terzo riconosciuta tramite decisione della Commissione Europea o, in assenza, idonee garanzie di natura contrattuale o pattizia che devono essere fornite dai titolari coinvolti (fra cui le norme vincolanti d’impresa “BCR” e le clausole contrattuali standard “SCC”).
Diritti dell’interessato
L’interessato, cui si riferiscono i dati personali, ha facoltà di esercitare in ogni momento i propri diritti (ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR) al fine di ottenere:
- la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, nonché l’accesso ai dati ed alle seguenti informazioni (finalità del trattamento, categorie di dati personali, destinatari e/o categorie di destinatari a cui i dati sono stati e/o saranno comunicati, periodo di conservazione);
- la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa, nonché la cancellazione dei dati o la limitazione al trattamento dei dati personali (quale mezzo di reazione ad un trattamento illecito o scorretto) nei casi previsti dalla normativa vigente;
- l’opposizione al trattamento (c.d. “opt-out”) dei dati personali (quale manifestazione di volontà di far cessare un determinato trattamento di dati) nei casi previsti dalla normativa vigente (resta fermo che tale diritto non sussiste ove la legittimità del trattamento sia basata sul consenso poiché in questo caso prevale il diritto alla revoca); esso si può estendere al trattamento dei propri dati per finalità connesse alle attività di marketing effettuate con modalità automatizzate di contatto o attraverso modalità tradizionali, potendo essere esercitato in tutto o in parte (ad esempio, alle sole comunicazioni tramite e-mail o telefono ovvero opponendosi al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati, ecc.) oppure ai trattamenti che consistono in processi decisionali automatizzati (come la profilazione, nella misura in cui sia connessa a finalità di marketing diretto);
- la portabilità dei dati, attinenti all’interessato e dallo stesso forniti, al fine in particolare di richiedere al titolare i dati personali che lo riguardano e/o di richiedere al titolare la trasmissione diretta dei propri dati ad un altro titolare del trattamento (resta fermo che tale diritto si applica solo se il trattamento è basato su contratto o su consenso ed è effettuato attraverso elaborazione elettronica) nei casi previsti dalla normativa vigente.
In merito all’esercizio dei propri diritti, il soggetto interessato potrà rivolgere le proprie richieste attraverso specifica comunicazione a mezzo posta indirizzata al Titolare del trattamento (all’indirizzo sopra riportato) oppure inviando comunicazione all’indirizzo e-mail privacy@cittadinidellordine.com, specificando l’oggetto della sua richiesta ed il diritto che intende legittimamente esercitare.
Diritto di reclamo
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, hanno il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) secondo le modalità previste sul sito internet www.garanteprivacy.it (ai sensi dell’art. 77) o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 del Regolamento stesso (GDPR).